A Reál- és Humántudományi Erdélyi Tudományos Diákköri Konferencia Alapszabályzata
Bevezető
A Reál- és Humántudományi Erdélyi Tudományos Diákköri Konferencia (továbbiakban: ETDK) egy 1996-ban indult, a Kolozsvári Magyar Diákszövetség (továbbiakban: KMDSZ) által delegált diákok által szervezett és diákoknak szóló tudományos konferencia, ahol a résztvevők és szervezők Kolozsvár akadémiai közösségébe nyerhetnek bepillantást. Az ETDK lehetőséget ad minden felsőoktatásban résztvevő diáknak, hogy magyar nyelven mutassa be kutatását, pályamunkáját az érdeklődőknek és egy szakmai zsűrinek, ezáltal szakmailag mérvadó visszajelzést kapva tudományos teljesítményéről. A szakmai zsűri által kiválasztott szerzők részt vehetnek az Országos Tudományos Diákköri Konferencián (továbbiakban: OTDK), amelyet minden második évben rendez meg az Országos Tudományos Diákköri Tanács. Az ETDK főszervezője a Kolozsvári Magyar Diákszövetség. Társszervezője és kiemelt szakmai partnere a Babeș–Bolyai Tudományegyetem (továbbiakban: BBTE). Társszervezői az Országos Magyar Diákszövetség (továbbiakban: OMDSz) és a Kolozsvári Magyar Egyetemi Intézet (továbbiakban: KMEI).
A jelentkezés
1. Cikk
A jelentkezés minden évben az aktuálisan meghirdetett felületen és időintervallumban zajlik, a szervezők fenntartják a jogot, hogy a jelentkezési feltételeken évről-évre változtassanak.
2. Cikk
Minden romániai vagy külföldi felsőoktatási intézmény alap- vagy mesterképzésében résztvevő, magyar anyanyelvű hallgatónak joga van az ETDK bármely szekciójában dolgozatot bemutatni, ha a jelentkezési feltételeket teljesíti.
3. Cikk
Egy szerző több dolgozattal is jelentkezhet a konferenciára, akár azonos, akár különböző szekciókban.
4. Cikk
Ha egy dolgozat több szerzővel rendelkezik, a jelentkezést leadó szerző válik a kapcsolattartó személlyé, akivel a szervezők a kommunikációt a továbbiakban folytatják. A kapcsolattartó személynek lesz hozzáférése az információkhoz és a dolgozat leadásához.
5. Cikk
A Konferencia szervezése nem összeférhetetlen a Konferencián való részvétellel.
A részvételi díj
6. Cikk
A részvételi díjat minden évben a KMDSZ határozza meg;
A részvételi díjat a szervezők időben közlik a résztvevőkkel, a rendezvény közösségi média felületein és honlapján.
7. Cikk
A részvételi díj kifizetése feltétele a rendezvényen való részvételnek.
A szekciók
8. Cikk
Egy szekció egy tudományágat/szakot foglal magába, kivéve az összevont szekciókat. Az alapértelmezett szekciókat az ETDK szervezői határozzák meg.
9. Cikk
Új szekció létrehozását javasolhatja bármely jelentkező, aki nem talál dolgozatának megfelelő szekciót;
A szekciókat, újak létrehozását vagy a létezők összevonását az ETDK szakmai hátterét képező grémium, a BBTE Magyar Tagozati Tanácsa (továbbiakban BBTE MTT) hagyja jóvá a szervezők javaslatára.
Ha a szervező intézmények indokoltnak gondolják az (1) bekezdésben említett javaslatot és a jelentkezők minimum 5 dolgozatot neveznének az adott szekcióba, a javasolt szekció létrehozatala indokoltnak tekinthető és felterjeszthető jóváhagyásra a (2) bekezdésben foglaltaknak megfelelően;
Abban az esetben, ha a dolgozatok leadását követően nincs meg a szekció indításához való minimum 5 dolgozat, a szekció összevonódik a 10. Cikk (1) bekezdése értelmében.
10. Cikk
Egy szekció indulásához minimum 5 dolgozat szükséges. Ha vannak olyan szekciók, ahol ez nem teljesül, a KMDSZ által delegált szervezők és a BBTE MTT közösen dönt a szekciók összevonásáról;
Az (1) bekezdésben említett döntést megfellebbezni, konkrét javaslatok megléte mellett az ETDK hivatalos e-mail címén lehet;
Abban az esetben, ha a dolgozatok leadásakor módosul a dolgozatok száma az adott szekcióban és így kevesebb lesz, mint a szekció elindításához szükséges minimális 5, a szervezők összevonhatják a szekciót egy másikkal a BBTE MTT jóváhagyásával.
A dolgozat
11. Cikk
A dolgozatokat kizárólag magyar nyelven lehet leadni, más nyelvű dolgozat nem elfogadott;
Minden dolgozatnak meg kell felelnie a szekciójában meghatározott kritériumoknak, formai követelményeknek;
Kivételt képeznek az (1) bekezdés alól azok a szekciók, ahol a szervezők explicit módon a szekció felhívásában rögzítik más nyelvű (román és/vagy angol) dolgozatok leadásának lehetőségét. A más nyelvű dolgozatok leadásának lehetőségéről az adott szekció kritériumai és formai követelményei között lehet tájékozódni.
12. Cikk – A kivonat
A kivonat 500-2500 karakterből áll, és összefoglalja a dolgozat címét, célját és tartalmát;
Az (1) bekezdésben említett karakterszámba beletartoznak a szóközök is;
A kivonat kizárólag magyar nyelven adható le, más nyelvű kivonat nem megengedett;
A kivonat kinézete szigorúan igazodik az ETDK hivatalos honlapjára feltöltött formanyomtatványhoz, ettől eltérő kivonat esetén a szöveget az adatellenőrzés soráncserélnie kell a szerzőnek.
13. Cikk – A dolgozatnak a következő általános feltételeket kell egyidejűleg teljesítenie:
Maximum 5 szerzője lehet;
Kötelező módon van legalább egy, legfeljebb három témavezetője;
Egy adott dolgozat csak egy szekcióban mutatható be;
A dolgozat feleljen meg a korszerű tudományos kritériumoknak;
A dolgozat megközelítésében és megírásában legyen eredeti;
A dolgozat nem lehet OTDK-n vagy nemzetközi szintű konferenciákon már bemutatott dolgozat, már megvédett államvizsga vagy magiszteri dolgozat, illetve korábban már publikált dolgozat;
A dolgozat lehet helyi (intézményi) szintű konferencián már bemutatott dolgozat.
14. Cikk – Formai követelmények:
A dolgozat terjedelme minimum 20, maximum 40 A4-es oldal;
A használt betűtípus a Times New Roman;
A használt betűméret: 12 pt;
Sorköz: 1,5 pt;
A nyitóoldal tartalma: szerző(k) neve(i), témavezető(k) neve(i), cím, a szekció neve, a rendezvény teljes neve, évszám, valamint az intézmény neve, ahová aktuálisan szól a szerző jogviszonya;
A dolgozat utolsó fejezete kötelezően a felhasznált szakirodalom jegyzéke és/vagy forrásjegyzék forráskutatásra alapozó munkák esetében;
Abban az esetben, ha az adott szekcióban formai követelmény a tételes szerzői hozzájárulás, a nyilatkozat a felhasznált szakirodalom után kell megjelenjen a dolgozatban.
A dolgozat terjedelme tartalmazza a nyitó és záró oldalakat is, a mellékleteket viszont nem;
A melléklet tartalmazza a kutatás során felhasznált eszközöket, táblázatokat, részeredményeket, a kutatás dokumentálását segítő háttér-információkat, illetve ehhez hasonló, a dolgozat tartalmát kiegészítő anyagokat.
Abban az esetben, ha az adott szakterületen elvárt az adatok etikus felhasználásáról vagy a kutatás etikusságáról szóló nyilatkozat, a mellékletnek ezt is kell tartalmaznia.
Ha a dolgozat szerzője a mesterséges intelligenciát használta fel a dolgozat megírása során, nyilatkoznia kell ennek a jellegéről és mértékéről.
15. Cikk
A dolgozat bemutatása kizárólag magyar nyelven történik. Más nyelvű bemutató nem elfogadott;
A dolgozatokat, a konferencia keretén belül megszervezett szekciókban kötelesek a résztvevők bemutatni, abban az időpontban, amikor beosztásra kerülnek;
A dolgozat bemutatása egy vizuális segédanyaggal történik, amelyet nem kell előzőleg bemutatni;
A vizuális segédanyagot minden szerző a saját szekciója kezdete előtt minimum 1 órával köteles elküldeni a szekcióvezető diáknak.
Az adatellenőrzés
16. Cikk
Az adatellenőrzés az a folyamat, amikor a szervezők, minden résztvevőnek külön ellenőrzik a regisztráció során megadott adatainak helyességét.
17. Cikk
Amennyiben a szervezők valamilyen hibát észlelnek a feltöltött dokumentumokkal kapcsolatban, felkeresik a résztvevőt, és felhívják a figyelmét a hiányosságra, amit a felkeresés utáni 24 órában pótolni tud;
Adatellenőrzéskor már nem pótolható a dolgozat, a mellékletek és a kivonat, így ezeket a dokumentumokat a dolgozat leadásának határidejéig fel kell tölteni a megadott felületre.
A nyitó és a záró gála
18. Cikk
A nyitó és záró gálán kötelező a részvétel minden résztvevő számára. Az események minden évben az éppen aktuálisan meghirdetett helyszínen és időpontban zajlanak.
A zsűri
19. Cikk
Minden szekcióban egy-egy szakmai zsűri értékeli a dolgozatokat, és azok bemutatását;
Minden szakmai zsűri minimum 3, maximum 5 taggal rendelkezik;
Minden szekcióban a zsűritagokat az adott terület szakértői közül nevesítik a szervezők, az adott terület TDK-felelősével konzultálva.
Dolgozatvezető nem lehet zsűritag, csak olyan kivételes esetben, ha az adott szakterületen nincs más szakember, aki zsűritagságra alkalmas.
A zsűrik végleges összetételét a BBTE MTT hagyja jóvá a szervezők javaslatára.
20. Cikk
A zsűri egy előre megadott és a különböző egyetemi karok, illetve szakterületek által elfogadott pontozási kritériumrendszer alapján értékeli a dolgozatokat és a bemutatás módját;
A pontozási kritériumrendszert az 1. melléklet tartalmazza és jelen dokumentum szerves részét képezi;
A zsűri köteles a saját szekciójában minden dolgozatot pontozni;
A zsűrinek joga van OTDK-ra jelölni dolgozatokat, a jelen dokumentumban megadott kritériumoknak megfelelően.
A díjak és a helyezések
21. Cikk
A helyezésekről minden szekció esetében a szakmai zsűri dönt.
22. Cikk
A résztvevők I. díjat/helyezést, II. díjat/helyezést, III. díjat/helyezést, dicséretet vagy különdíjat kaphatnak;
Minden szekcióban lehetőleg egy-egy, de legfeljebb két-két I., II. és III. díjat/helyezést lehet kiosztani;
Abban az esetben, ha a zsűri két dolgozatot ítél ugyanarra a helyezésre méltónak, a pontszámoknak két tizedes pontossággal azonosak kell lenniük;
A díjban részesülő diákok pénzjutalomban is részesülnek, a helyezést elérő diákok nem;
A díjazás a következő rendszer szerint működik:
Az I. díjra való minősítés feltétele: a végső pontszám ≥ 90 pont;
A II. díjra való minősítés feltétele: a végső pontszám ≥ 80 pont;
A III. díj, dicséret vagy különdíj esetén a feltétel: végső pontszám ≥ 70 pont;
A zsűri csakis olyan dolgozatokat küldhet tovább OTDK-ra, amely, helyezéstől függetlenül elérte a minimum 75 pontot.
23. Cikk – Különdíjak
A bírálóknak, illetve a különböző támogatóknak jogukban áll saját kritériumrendszerük alapján, általuk felajánlott különdíjat kiosztani. A különdíjosztási szándékot a bírálók vagy a támogatók a zsűri döntését megelőzően kötelesek jelezni a szekció szervezőinek.
Minden különdíj-átadási szándékot kötelezően jelezni kell a szervezőknek legkésőbb 24 órával a zárógála előtt;
Csak abban az esetben osztható ki különdíj, ha a szervezők a (2) bekezdésben említett bejelentés nyomán az átadás szándékát elfogadták.
24. Cikk – Különös esetek
A külföldi felsőoktatási intézmények hallgatói a többi résztvevővel azonos feltételek mellett mutathanak be dolgozatot, helyezést elérhetnek, viszont díjban nem részesülhetnek;
A külföldi felsőoktatási intézmények hallgatói nem jelölhetők OTDK-n való részvételre.
A felmerülő vitákat a rendezvény ideje alatt és ezt követően a KMDSZ által delegált és a BBTE Magyar Tagozatát képviselő közös tesület oldja meg.